Как провести конференцию успешно: нюансы, учет особенностей

74

Как провести конференцию успешно: нюансы, учет особенностей

Очень часто требуется проведения различных мероприятий, на которых лектор знакомит собравшихся с определенной темой. Она может быть коммерческой, научной или общепознавательной. Для проведения конференции в Киеве, стоит провести тщательную подготовку, которая поможет сделать лекцию успешно и добиться поставленных перед докладчиком целей.

Начальная подготовка

Перед тем как разработать план мероприятия, необходимо правильно обозначить дату этой встречи. Для этого не следует выбирать день, проведения государственного или религиозного праздника, похожего мероприятия у конкурентной компании. Это может сорвать явку. Также не стоит назначать похожее событие на выходной день. Лучшее времяпровождение – это вторник-четверг, когда каждый человек уже настроен на рабочий процесс и лучше воспринимают любую информацию.

Далее следует составить список участников. Для этого требуется обозначить тип конференции: закрытая или открытая для посещения. В первом случае – встреча предполагает определенное количество участников, входящих в список гостей. Второй вид – открытое мероприятие для всех желающих. На последнюю разновидность презентации или семинара могут продаваться билеты, в обязательном порядке проверяются на входе.

Что требуется предусмотреть

После прохождения первого этапа, необходимо разработать план собрания. Особенно это важно в том случае, когда лекция или симпозиум займет не один день и может затянуться по дедлайнам. При этом нужно предусмотреть возможные задержки и постараться их устранить.

Как провести конференцию успешно: нюансы, учет особенностей

Доклад потребуется подготовить особенно тщательно. Если будет выступать не один докладчик, а несколько, тогда стоит для каждого из них обозначить временные рамки. Не следует превышать эти ограничения, иначе может произойти смещение времени рассказа других лекторов.

Ещё на Tele4n.Net:
Станки с ЧПУ – преимущества и актуальность технологии

Когда был обозначен список участников, тогда требуется заранее разослать приглашения на эту встречу. Это можно сделать онлайн на почту или воспользоваться письменными уведомлениями. Обязательное условие – ответ на приглашение, внесение в список желающих посетить это событие. За несколько дней необходимо еще раз запросить подтверждение. Это поможет точно подтвердить явку. Но все-таки потребуется перестраховаться, оставить несколько свободных кресел для передумавших людей, отказавших в самом начале, но изменивших решение в итоге.

Как подобрать зал

Еще один немаловажный фактор любого собрания – выбор места дислокации. Аренда конференц-зала в Киеве – лучшее решение в этом случае. Такие залы располагаются в центре столицы, имеют рядом транспортные развязки. Это позволяет их быстро найти иностранным или иногородним гостям, не знающих расположение разных районов Киева.

Для жителей столицы, имеющих собственные автомобили, нужно предусмотреть рядом расположенную парковку. Каждый автомобилист сможет быстро припарковаться и посетить без заминок эту встречу.

Кроме этих нюансов, стоит подбирать помещение по виду проводимого события:

  • Бизнес-встреча. Чаще всего на таких собраниях присутствует немного людей. Это могут быть бизнес-партнеры или корпоративные директора с разных филиалов, расположенных в других городах. Оформление переговорной должно быть официальным. Все должны хорошо видеть и слышать каждого присутствующего. Идеально выбрать помещение с круглым столом для переговоров.
  • Лекции, семинары, конференции. Это может быть научный доклад или презентуемого бренда, товара, акции. Такие события могут быть открытого для всех желающих вида или закрытого, только для избранных. Следует учитывать число гостей, подобрать зал с подходящим числом посадочных мест.
  • Корпоративные собрания. Отмечать окончание рабочего периода или провести веселую викторину между сотрудниками, можно также в арендованном зале. Для этого лучше всего подбирать помещение с менее официальным дизайном, располагающего к расслаблению и ощущению комфорта.
  • Торжественные встречи с артистами, концерты, показы мод. Это особенный вид события, который должен соответственно оснащаться. В этом случае гости могут сидеть в ряд или располагаться за столиками с напитками, закусками. Оформление – торжественное, пафосное.
Ещё на Tele4n.Net:
Куда поехать в Грузии, чтобы красиво отдохнуть

Как провести конференцию успешно: нюансы, учет особенностей

Техническое оснащение – важные нюансы

Необходимо предусмотреть также то, что относится к работе техника. Техническое оснащение должно соответствовать предстоящей лекции-конференции. Чаще всего в аренду зала входит стандартное оснащение этого помещения. Это могут быть звуко и видео системы, микрофоны, подиумы, трибуны, проекторы и экраны.

Может понадобится дополнительное оборудование. Это особенно важно при необходимости перевода иностранным участникам. В таком случае нужна конференц-система с синхронным переводом. Гости будут слышать переведенный доклад с минимальной задержкой по времени.

В некоторых случаях нужны добавочные микрофоны. Это потребуется, если участники принимают участие в дискуссии. Не стоит забывать о дополнительных прожекторах во время выступлений артистов, певцов и видеосистеме при трансляциях.

Перерывы и как их правильно организовать

Еще один важный нюанс – предусмотренные перерывы в выступлениях. Если доклад будет длиться более 1.5-2 часов, тогда требуется предусмотреть небольшую «передышку» в этом выступлении. Оно может длиться от 10 минут до получаса.

В это время приглашенные могут зарядить свои телефоны в холле, сделать требуемые звонки, провести дискуссии по вопросам, имеющихся в докладе. Также гости-участники смогут во время перерывов перекусить. Для этого организовывает в отдельном помещении или в холле фуршет, позволяющий всем желающим подойти к столам, выпить кофе, чай или другие напитки, попробовать закуски.

Можно организацию этого банкета или кофе-брейка поручить специальной организации – компании по кейтерингу. Они предоставят варианты меню, организуют приготовление, подачу напитков.

Когда учитываются все перечисленные моменты, тогда можно с уверенностью сказать – конференция пройдет успешно.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here